사사 제작 과정에는 입안부터 사후 관리까지 많은 일이 있습니다.
모든 과정을 완벽하게 숙지하고 있으면 좋겠지만 현실적으로 그러기는 쉽지 않습니다.
그러나 제작관리를 위한 중요한 포인트만 제대로 인식하고 있어도
누구든 목적에 부합하는 사사 제작을 할 수 있습니다.
그간 코스토리가 만난 담당자들을 통해 6가지 주요 포인트를 꼽아 보았습니다.
이를 참고로 사사 제작에 임하면 보다 수월하게 훌륭한 사사를 만들 수 있습니다.
첫째, 사사 제작의 목적 세우기
몇 번을 강조해도 지나치지 않은 것이 바로 사사 제작의 목적입니다.
목적이 바로 서야 누구를 대상으로 만들 것인지 기획할 수 있고, 기대효과를 가늠할 수 있기 때문입니다.
게다가 사사 제작에 임하는 모든 사람들이 목적을 공유해야 기획의 축이 흔들리지 않고 1년 이상 장기간 함께 할 수 있습니다.
간혹 제작하는 과정 중에 다른 회사 사사를 보고 이것저것 벤치마킹하는 경우가 있습니다.
그런 벤치마킹 항목도 목적과 독자 대상이 흔들리지 않을 때 적용할 수 있습니다.
내부에서 흔들리지 않는 제작 목적을 공유할 때 비로소 원하는 사사가 나올 수 있습니다.
한 가지 사례를 말씀 드리면, A공공기관 사사 담당자들을 ‘경영정보의 총괄 취합’이라는 목적을 세웠습니다.
그러나 전문 대행사 심사위원으로 참가한 임원들은 그 목적을 제대로 숙지하지 못한 상태에서 심사를 시작했습니다.
그 결과, ‘경영정보 취합’이라는 애초 목적은 사라지고 ‘간략한 사료 + 직원들의 문화’를 주창한 전문 대행사가 선정되고 말았습니다.
이후 작업 과정 중에 혼란은 끝이 없었습니다.
전문 대행사는 기록이나 정보 대신 직원들의 소소한 인터뷰를 계속 주장했고,
A기관 사사 담당자들은 경영정보 중심의 사사를 추진하면서 마찰이 적지 않았습니다.
결국 사사 제작은 실패하고 말았습니다.
이처럼 내부적으로 사사 제작목적을 명확히 해야 하는 것은 물론, 심사위원이나 많은 직원들과도 공유해야 하는 것이 제작목적입니다.
둘째, 내부 조직 갖추기
“굳이 편찬위원회를 만들 필요가 있을까요? 바로 CEO께 보고해도 되는데.”
많은 기업이 편찬위원회 편제를 부담스러워 합니다. 주요 임원들의 일정을 빼기도 쉽지 않고
경우에 따라서는 번거로운 절차를 거쳐야 하기 때문입니다.
그러나 편찬위원회는 가급적 조직하는 것이 바람직합니다.
CEO께 직접 보고할 수 있는 여건이라고 해도
건건이 CEO를 찾아갈 수는 없습니다. CEO도 직접 보고 받으면 여러 의견을 반영하기를 원합니다.
결국 공식화된 편찬위원회 조직을 통해 의사결정으로 내리면
업무 추진에 힘이 실리고, 훨씬 더 효율적인 진행이 가능합니다.
물론, 기업이 클수록 편찬위 조직이 필요하지만
규모가 상대적으로 작을 경우에는 상황에 맞추어 편찬위원회 없이 운영하는 것도 가능합니다.
셋째, 외부 회사에 의뢰할 수 있는 사항들
외부 사람들이 우리 회사에 대해 얼마나 알고, 어떻게 작업할까?
많은 분들이 궁금해하는 질문 가운데 하나입니다.
실제로 외부 인력이 할 수 있에는 한계가 있습니다.
전문적인 부분들은 외부 인력에 의뢰해도 되지만
중요한 내부의 일은 하기가 어렵습니다.
대개 사사 제작에는 다음과 같은 범주가 포함됩니다.
책자 구성, 기획, 자료 및 정보 수집, 취재, 원고 집필, 사실 확인, 연표 작성, 촬영, 사진 분류 및 보존 시스템 구축, 사진 자료의 수록 여부 결정, 디자인 및 레이아웃, 가책자 제작, 감수, 교정 및 교열, 윤문, 인쇄 제작, 배포, 보도자료 작성, 보존, 사료 시스템 구축 등
경험적으로 어떤 일들인지 충분히 짐작할 수 있습니다.
여기에서 중요한 점은 외부에 외뢰할 사항을 각 회사 사정에 맞게 취사선택하는 것입니다.
하고 싶은 것과 할 수 있는 것이 일치하지는 않습니다.
따라서 시간과 예산을 고려해서 외부에 의뢰하는 것이 중요합니다.
넷째, 제작 회사, 어떻게 선정할까?
어떤 회사는 ‘실적’을, 또 어떤 회사는 ‘시스템’을,
또 어떤 회사는 ‘싼 가격 경쟁력’을 내세웁니다.
과연 어떤 전문회사가 우리와 가장 잘 맞을지 고민됩니다.
따라서 입찰이나 평가를 수행하기 전에 반드시
담당자 및 작가를 만나보라고 권유하고 싶습니다.
예컨대 실적이 많은 회사라고 해도
내부 구성원이 자주 바뀐 기업이라면 노하우는 축적되어 있지 못합니다.
사사 제작업계는 이직률이 아주 높습니다.
게다가 사사는 각 회사마다 맞춤형으로 제작되므로
시스템이 적용되지 않는 경우가 허다합니다.
이력이나 시스템이 강하다고 알려진 기업들은
그간 자신이 해온 방법만을 고수하므로 틀에 박힌 ‘공장식 사사’가 나올 가능성이 큽니다.
가격 경쟁력을 내세우는 회사는 프리랜스인 ‘작가’ 고료를 낮게 책정하므로
좋은 집필가들을 초빙하기가 어렵습니다.
따라서 이런저런 상황들을 제대로 파악하기 위해
사전에 반드시 작가,
회사 대표(계약 이전에는 귀찮을 정도로 찾아가지만 계약 이후에는 얼굴 보기가 힘든 경우가 태반인),
진행 예정자와 장시간 토론할 것을 권유합니다.
이후 각 특성이 있는 회사를 선정, 필히 공개 프리젠테이션으로
진행하는 것이 오류를 줄이는 방법입니다.
업체 선정 방법에 대해서는 다른 장을 통해 상세히 언급해 보겠습니다.
다섯째, 담당자는 어떤 작업을 하는가?
외부 제작 회사에 의뢰하는 것을 전제로 한 경우, 담당자의 업무는 주로 다음과 같은 것입니다.
- 내부 의견 조정 : 초안이 되는 기획이나 편집 방침을 만들어 관계자에 건의하고, 관계자의 의견을 조정합니다.
- 자료 수집 준비 : 사사 실무는 외부 직원의 손을 빌릴 수 있지만 각종 자료 수집은 원칙적으로 내부 작업으로 진행합니다.
외부인이 들어서는 안 되는 기밀도 있을 수 있고, 또한 중요도 판별도 내부에서 하는 것이 바람직합니다.
- 취재 준비 : 사내 및 사외를 불문하고 취재처 의뢰는 내부에서 하는 것이 좋습니다. 조직의 특장점이나 각 개인간의 관계 등이 기반이 되기 때문입니다.
- 전체 진행 관리(예산 및 공정) : 실제 프로세스가 시작되면 외부 직원은 작가, 촬영팀 등을 관리합니다. 내부 직원은 일이 전반적으로 일정 내에 효율적으로 진행되는지 관리하고 감독해야 합니다. 기획에서 완성까지 계획대로 일정 및 예산을 관리하는 것이 결코 쉬운 일이 아닙니다. 외부 직원에게만 그 일을 맡겨 두면 나중에 돌이킬 수 없는 상황이 벌어지기도 합니다.
- 원고 감수 및 의견 조정 : 원고 감수 단계에서는 기술이나 문체, 구성에 대한 이견이 반드시 발생합니다. 이에 대한 조율은 담당자의 가장 큰 역할 중 하나입니다.
사사 완성 후의 시스템 구축 : 장기간에 걸친 사사 작업이 마무리되면 담당자는 많은 노하우를 익히게 됩니다.
그 과정 또한 사료로 남길 때 의미가 있습니다. 10년 후, 혹은 그 이후에도 사료가 보존되고 활용될 수 있도록 기록을 남기는 것이 필요합니다.
코스토리는 다음과 같은 형태의 사사 제작 백서를 ‘본 사사’와 함께 제공해드리고 있습니다.
– 주요 행사의 기록, 인사, 신제품 개발 등의 기획서나 실행 프로그램, 기록 사진
– 회사 관련 보도 기사
– 공식 문서 (결산서, 주주총회, 이사회 의사록, 주요 인사들의 어록), 산업재산권 현황
– 상세 연표
– 내용에 궁금증이 있다면 코스토리(02-2631-0545)로 문의주시기 바랍니다.